Para el asignador de tareas:

Permite a los encargados de departamentos administrativos asignar tareas, proyectos, y actividades a sus departamentos subordinados.

En esta función el asignador, tiene las opciones de:

Seleccionar al departamento a quien asignará la tarea junto con el nombre del encargado del mismo, especificando:

- Fecha en que se asigna la tarea
- El colaborador
- Fecha límite de terminación
- Indicaciones específicas a seguir
- Prioridad de la tarea
- Archivo adjunto
- Descripción detallada de cómo se debe realizar la tarea
. El asignador cuenta con un sección de monitoreo del seguimiento de las tareas que asignó. Las opciones que se le presentan en ésta área son:

- Seleccionar el departamento a quien desea monitorear, una vez que lo selecciona, puede ver en lista todas las tareas que asignó al departamento con los siguientes criterios:
-Todas las tareas asignadas
-Tareas vencidas
-Tareas concluidas
. De las listas puede seleccionar la tarea que desea monitorear, una vez que la seleccione puede ver todos los detalles relacionados con la misma y lo más importante, ver todos los reportes de los avances que hace el asignado, en los reportes se especifica:

- Quien envía el reporte
- La fecha y hora en que fue enviado
- Ver archivo adjunto


Estos reportes se despliegan en forma de lista ya que el asignado lo puede reportar las veces que lo necesite, en ellos se ve el estado actual de la tarea y el porcentaje de avance, en el caso de que una tarea esté reportada con un porcentaje del 100%, se le presenta al asignador la opción de reportarla concluida en el sistema, si la reporta así, la tarea queda cerrada y por lo tanto el asignado podrá ver la tarea como concluida y ya no podrá hacer reportes de avances debido a que fue cerrada y satisfactoriamente concluida.
. También en esta sección se le ofrece al asignador la función de enviar recordatorios, notas, observaciones, o tratar cualquier otro asunto con respecto a la tarea, y adjuntar archivos para el asignado, esta función puede ser utilizada las veces que lo desee mientras la tarea este abierta en el sistema.

En la opción de enviar tareas se le ofrece la función de poder enviar copia de la tarea a departamentos colaboradores de la misma.
. También el sistema cuenta con la función de poder ver todas las tareas que el asignador ha asignado a todos sus departamentos subordinados en una sola lista, de allí seleccionar una para monitorear sus avances y enviar recordatorios.
. Se ofrece además la función de enviar tareas al historial, cuando una tarea está reportada como concluida o vencida, sólo el asignador de la misma puede enviarla al historial, esto hace que sea eliminada del sistema y ya no aparecerá en las listas del asignador y del asignado. Sin embargo esta queda guardada en el historial del cuál puede ser buscada.


Para el asignado:

El sistema ofrece a los asignados la opción de ver en lista las tareas que les han sido asignadas con estos criterios:

-Lista general de tareas asignadas
-Tareas asignadas hoy
-Tareas concluidas

. De estas listas puede seleccionar una para ver los detalles y las indicaciones que ha de seguir en su realización, de allí puede ver que departamento y el nombre de ejecutivo que le asignó la tarea, ya que de varios departamentos de los que depende pueden asignarle tareas a él mismo.
. En esos detalles puede ver los recordatorios, notas y observaciones que le hace el asignado con respecto a su avance, estos aparecen listados con el nombre de quien envía el recordatorio, la fecha y hora de envío, archivo adjunto y el recordatorio.
. También se le ofrece la función de poder hacer los reportes de avances que verá el asignador, en esta función puede reportar el estado actual de la tarea, el porcentaje de avance, archivo adjunto, y una descripción detallada del avance. Esta función la puede utilizar las veces que lo necesite para diferentes asuntos relacionados con el seguimiento de la tarea. En el caso de que el asignado cuente con departamentos subordinados se le ofrece la función de reasignar tarea a sus departamentos, tareas que le hayan sido asignadas.


Sistema jerárquico:

Generalmente las estructuras administrativas de una empresa son jerárquicas, es por ello que el programa permite asignar tareas de forma jerárquica, esto es asignar tareas de arriba para abajo, por ejemplo la gerencia general puede asignar a todos los departamentos que dependen de ésta, de esos departamentos existen los que también cuentan con departamentos subordinados, el departamento que esté más a la cabeza puede también ver todas las tarea que otros departamentos han asignado a departamentos subordinados, puede monitorear sus avances y mandar recordatorios.

Los que estén en una jerarquía media que sean subordinados de departamentos superiores y además cuente con departamentos subordinados, éstos no podrán asignar tareas a los departamentos de los que dependen, sólo a sus departamentos subordinados, tampoco podrán ver las tareas que son asignadas a departamentos que estén por arriba de ellos.

Este tipo de departamentos funcionan como asignadores de tareas y asignados de ellas y se les ofrece la opción de poder reasignar alguna tarea de la que deben dar seguimiento, lo anterior a un departamento subordinado y también ver las tareas que asignaron superiores a sus departamentos subordinados y enviar recordatorios.


Funciones para el asignado y asignadores.

A las dos partes se les ofrece un sistema de comunicación horizontal parecido al del correo electrónico pero dentro del sistema, esta función no es jerárquica, esto es que todos los departamentos se pueden comunicar entre si. Son muchos los casos en una organización cuando se asignan tareas es necesario coordinarse, solicitar apoyo y ofrecerlo, solicitar información y proveerla, tratar cualquier otro asunto con otros departamentos que estén en otro sitio de la jerarquía o estén en posición superior como la gerencia general.

Es un sistema de mensajes que permite seleccionar el departamento con quien comunicarse, especificar un asunto, especificar con respecto a que tarea se trata el asunto, la fecha en que se envía, archivo adjunto y el mensaje, de este puede enviar como máximo 3 copias a otros departamentos que seleccione aparte del que inicialmente le envía. En la lista de mensajes recibidos podrá ver clasificados los mensajes que ya ha abierto y los nuevos que aún no ha abierto y los que son en respuesta de alguno que envió. De estos podrá seleccionar uno y ver los detalles de quien los envió y la opción de responder al mismo.

En otras funciones se ofrece el historial de tareas, de aquí se pueden buscar tareas con estos criterios, “folio de la tarea”, “tareas que me fueron asignadas en un intervalo de fechas”, “tareas que asigné a un departamento en un intervalo de fechas”, con esto se ofrece tener un respaldo que en cierto momento se pudiera requerir para confirmar que una tarea si se cumplió o para cualquier otro asunto.


Seguridad del programa:

Este es un sistema de privilegios, todos los usuarios cuentan con un login y password, esta cuenta esta relacionado con privilegio, y el privilegio identifica a la dependencia a la que pertenece el usuario, es el administrador del sistema quien da de alta las cuentas y les asigna un privilegio. Por ejemplo, el departamento de finanzas puede tener el privilegio “34”, y la gerencia genera el “1”, se desea crear una cuenta para el departamento de finanzas se deberá asignar el privilegio “34” a la cuenta, lo mismo para la gerencia general que en su caso sería el “1”, se pueden crear muchas cuentas con el mismo privilegio según se solicite. El privilegio se asigna de acuerdo a la estructura administrativa jerárquica de la organización.

No podrá tener acceso al sistema cualquier persona que no tenga una cuenta. Una vez que el administrador asigna una cuenta al usuario, se le ofrece a todos los usuarios poder modificar o cambiar su cuanta de usuario cuantas veces lo desee, pero sin poder modificar el privilegio.


Para el administrador del sistema:

A este se le dan las opciones de registrar nuevos departamentos en el sistema junto con su encargado y asignarle un privilegio. Un vez que haya dado varias jefaturas, puede acomodarlas en una jerarquía.

Para cuando un departamento cambia de nombre o de encargado se le ofrece la capacidad de poder actualizar el departamento implicado en ese cambio. También se le ofrece la función de poder eliminar completamente una jefatura del sistema.

Cuenta con la opción de dar de altas cuentas y relacionarla con el privilegio que tiene asignado la dependencia de interés.